Wakil Bupati Tapanuli Utara, Deni Parlindungan Lumbantoruan, memimpin persiapan sebagai Ketua Pelaksana. Ia didampingi Asisten Administrasi dan Umum Binhot Aritonang selaku Sekretaris Pelaksana.

Sejumlah pimpinan perangkat daerah dan perwakilan Polres turut mengikuti rapat tersebut.

Deni mengatakan, pemerintah daerah bersama panitia lokal berupaya memastikan kebutuhan peserta terpenuhi selama kegiatan berlangsung. Persiapan mencakup konsumsi, akomodasi, hingga pengaturan penyambutan bagi tamu penting dan delegasi lainnya.

Menurut dia, koordinasi antarpanitia juga menjadi perhatian agar seluruh rangkaian kegiatan berjalan tertib. Untuk mendukung hal itu, panitia menyiapkan pos komando di sejumlah ruangan Kantor Bupati sebagai pusat koordinasi selama acara berlangsung.

“Persiapan kita terus menyesuaikan dengan standar yang telah disusun MPK Wilayah Sumut-Aceh,” ujar Deni dalam rapat tersebut.