Rapat dipimpin Ketua DPRD Tapanuli Utara, Rudi Nababan, dan dihadiri anggota DPRD, unsur Forum Koordinasi Pimpinan Daerah (Forkopimda), serta pimpinan perangkat daerah di lingkungan Pemkab Tapanuli Utara.

Dalam nota pengantar dijelaskan, penataan organisasi BPBD diperlukan untuk menyesuaikan kelembagaan daerah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 18 Tahun 2025 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Badan Penanggulangan Bencana Daerah. 

Sebelumnya, pembentukan dan tata kerja BPBD Tapanuli Utara diatur melalui Peraturan Daerah Kabupaten Tapanuli Utara Nomor 6 Tahun 2021 dan Peraturan Bupati Tapanuli Utara Nomor 32 Tahun 2021.

Penyesuaian tersebut tidak hanya berkaitan dengan struktur organisasi. BPBD juga diharapkan semakin optimal menjalankan peran dalam seluruh tahapan penanggulangan bencana, mulai dari pencegahan, mitigasi, dan kesiapsiagaan hingga penanganan saat bencana terjadi.

Hal ini relevan bagi Tapanuli Utara yang memiliki beragam potensi ancaman bencana. 

Dalam nota pengantar disebutkan sejumlah risiko, antara lain banjir, banjir bandang, cuaca ekstrem, gempa bumi, kebakaran hutan dan lahan, kekeringan, likuefaksi, serta tanah longsor.